Hướng dẫn chọn phần mềm PMS phù hợp với bạn

Hiện nay, không ít khách sạn tìm đến sự trợ giúp của các phần mềm quản lý (PMS) trong vận hành kinh doanh lưu trú. Tuy nhiên, không phải phần mềm quản lý nào cũng hoàn toàn phù hợp với mô hình kinh doanh khách sạn bạn. Vậy nên, bài viết “Hướng dẫn chọn phần mềm PMS phù hợp với bạn” dưới đây sẽ giúp giải quyết vấn đề trên. Cùng tìm hiểu với Cohost AI bạn nhé!

Phần mềm quản lý khách sạn có ứng dụng nền tảng công nghệ hiện đại

Với những giải pháp được phát triển dựa trên nền tảng công nghệ 4.0 hiện đại kèm kết hợp điện toán đám mây - Cloud, nhìn chung đều có khả năng tích hợp đa thiết bị, đa nền tảng và mang đến những trải nghiệm tuyệt nhất cho khách hàng. Vậy nên, những phần mềm kể trên được cho là những lựa chọn rất đáng cân nhắc trong kinh doanh khách sạn. 

Tham khảo: PMS là gì? Tại sao cần PMS trong khách sạn 2022

Đọc thêm: Giá phòng khách sạn tăng 20%

Bởi, phần mềm quản lý được phát triển công nghệ cao và ứng dụng điện toán đám mây giúp chủ khách sạn, người quản lý có thể quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh của khách sạn mình mọi lúc, mọi nơi từ xa mà không phải trực tiếp đến khách sạn.

Ngoài ra, bạn không nên lựa chọn những phần mềm quản lý lỗi thời không được nâng cấp hay cập nhật thường xuyên, để áp dụng trên nền tảng winform. Hãy hỏi xem phần mềm quản lý đang chạy trên nền tảng nào trước khi quyết định mua và sử dụng. Nếu đó là winform thì bạn nên chuyển sang lựa chọn các giải pháp phần mềm Cloud PMS, web-based, hay phần mềm quản lý khách sạn trực tuyến (online).

Khả năng tích hợp với nhiều thiết bị giúp chủ khách sạn quản lý hiệu quả và nâng tầm trải nghiệm của khách hàng sẽ là những tiêu chí bổ trợ trong việc đưa ra quyết định tín dụng bất kì một phần mềm quản lý khách sạn. Ví dụ như tích hợp:

• Các hệ thống hotel tv hay khóa phòng online
• Hệ thống điều khiển điện thông minh
• Hệ thống kiosk check in, wifi marketing
• Scan passport đọc hộ chiếu
• Nhận diện khách hàng thân thiết qua camera
• Kênh phân phối bán phòng channel manager
• Các hệ thống đặt phòng trung tâm CRS,…

Đọc thêm: Lượng khách và công suất phòng khách sạn sẽ cải thiện vào quí 2-2022

Phần mềm quản lý khách sạn thân thiện và đi kèm đầy đủ các chức năng

Khi đầu tư một phần mềm quản lý khách sạn, chức năng đi kèm của phần mềm đó cũng là điều bạn cần phải quan tâm. Việc sử dụng những phần mềm dễ tiếp cận và có đầy đủ các chức năng để duy trì công tác quản lý và vận hành khách sạn tại các bộ phận thực sự là yêu cầu rất cần thiết. 

Lựa chọn những phần mềm mà chỉ đáp ứng được một phần công việc trong quản lý khách sạn là việc không nên. Cụ thể là bạn không nên áp dụng bộ phận này dùng phần mềm ứng dụng công nghệ cao, nhưng bộ phận khác lại dùng thủ công. Thay vào đó, là một nhà quản lý thông minh, bạn nên đồng bộ tất cả các bộ phận cùng sử dụng một phần mềm để tăng tính liên kết trong trao đổi dữ liệu thông tin và hoạt động quản lý từ đó cũng chặt chẽ hơn. 

Tuy nhiên, bạn cũng không nên áp dụng quá nhiều phần mềm trong quản lý khách sạn để chắp ghép với nhau. Bởi làm như vậy sẽ dẫn đến sự bất đồng bộ về thông tin và dữ liệu, đồng thời cũng ngốn một khoản chi phí lớn để kết nối các hệ thống.Vậy nên, ưu tiên số một sẽ là lựa chọn và sử dụng những giải pháp phần mềm quản lý khách sạn có đầy đủ các chức năng được cung cấp từ một đơn vị.

Ngoài ra, giao diện đi kèm tính dễ sử dụng cũng cần được lưu tâm khi lựa chọn một phần mềm quản lý. Điều này vô cùng quan trọng bởi, nghiệp vụ và trình độ của mỗi nhân viên trong một khách sạn là khác nhau. Do đó, phần mềm quản lý khách sạn phải thực sự dễ tiếp cận có thao tác đơn giản nhưng đồng thời cùng phải đầy đủ thông tin. 

Phần mềm quản lý khách sạn có tính năng mở rộng khi khách sạn tăng quy mô

Đến một thời điểm nhấn định, hoạt động kinh doanh khách sạn sẽ được gia tăng đi kèm sự phát triển của nhiều loại hình dịch vụ. Và việc mở rộng quy mô, chi nhánh là điều bắt buộc. Do vậy mà công việc quản lý cũng sẽ tăng dần cùng những mức độ phức tạp hơn. Chính lúc này sẽ rất cần sự hỗ trợ mật thiết của một phần mềm quản lý khách sạn có cung cấp tính năng mở rộng cao.

Vậy nên, chủ khách sạn hay nhà quản lý cần phải tìm hiểu kỹ càng khả năng mở rộng của phần mềm ngay từ đầu khi khách sạn chuẩn bị đi vào hoạt động. Hơn nữa, phần mềm đó còn phải có khả năng quản lý, điều phối dữ liệu tập trung của chuỗi khách sạn với nhiều chi nhánh khác nhau mà không phải thay đổi phần mềm giữa chừng.

Phần mềm quản lý khách sạn không nên miễn phí

Trong quá trình tìm hiểu về những loại phần mềm quản lý khách sạn, một trong những câu hỏi được đặt ra nhiều nhất đó là có nên sử dụng phần mềm miễn phí không? Câu trả lời chắc chắn ở đây là không nên. Bởi, những phần mềm miễn phí đó sẽ dẫn đến rủi ro lớn trong thất thoát dữ liệu và doanh thu. Đồng thời, bạn cũng sẽ không được hỗ trợ giải đáp những vướng mắc hay được giúp xử lý những lỗi phát sinh không lường trước trong quá trình sử dụng. Và điều này sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh của khách sạn.

Do đó, bạn nên tìm hiểu kỹ lưỡng và đưa ra lựa chọn thông minh, sáng suốt về những giải pháp phần mềm tốt, phù hợp có thể đáp ứng nhu cầu và chi phí đầu tư hơn là mua các phần mềm quản lý khách sạn miễn phí không uy tín trên mạng.

Tổng Kết

Như vậy, chúng ta có thể thấy rõ vai trò của phần mềm quản lý đối với hoạt động của khách sạn - giúp tổng hợp dữ liệu, liên kết thông tin, đưa ra báo cáo tại mọi thời điểm. Đồng thời, phần mềm quản lý phù hợp cũng sẽ giúp gia tăng doanh thu qua việc nâng tầm tăng giá trị thương hiệu và nghiệm khách hàng. Và tiết kiệm thời gian, nguồn lực, cũng như giúp giảm chi phí vận hành mà vẫn mang lại lợi nhuận cao cho khách sạn. Những lợi ích trên càng chứng tỏ một điều rằng việc chọn phần mềm quản lý phù hợp là vô cùng quan trọng.

‍