Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý lưu trú từ xa Cohost AI

Du lịch đang dần vực lại sau đại dịch Covid-19, ngành kinh doanh lưu trú được cho là có cơ hội phát triển hơn bao giờ hết. Chính vì vậy, hiện nay xuất hiện nhiều hơn các phần mềm quản lý lưu trú. Nếu bạn còn đang băn khoăn về phần mềm Cohost AI, vậy trong bài viết sau mình sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tính năng cũng như cách sử dụng phần mềm này nhé.

Tổng quan phần mềm

Phần mềm ứng dụng Trí Tuệ Nhân Tạo được thiết kế nhằm cải thiện trải nghiệm cũng như mang đến khách du lịch các trải nghiệm 5 sao. Đồng thời đây cũng là công cụ giúp những người quản lý nhà, căn hộ, khách sạn, resort, .... thao tác và chăm sóc khách hiệu quả hơn. Phần mềm hướng đến việc tối ưu hoá doanh thu và tiết kiệm thời gian công sức trong quá trình vận hành - quản lý. Bên cạnh đó, phần mềm cũng đóng vai trò là cầu nối giữa chủ nhà và đồng chủ nhà, giúp vận hành chuỗi cơ sở lưu trú thêm hiệu quả. 

CoHost AI Inc đã phát triển phần mềm quản trị cơ sở lưu trú từ năm 2017 và vinh hạnh giúp hàng nghìn khách hàng với trải nghiệm du lịch, lưu trú tốt nhất tại không chỉ Việt Nam mà trên toàn thế giới. 

Phiên bản Mobile App mang đến một trải nghiệm dễ dàng hơn trong việc theo dõi chi tiết hoạt động kinh doanh đẩy bán sản phẩm lưu trú cũng như tình hình chăm sóc khách hàng, cập nhật chi phí và các công việc liên quan.

Tính năng nổi bật của phần mềm Cohost AI

CoHost AI cung cấp đa dạng giải pháp không chỉ đơn thuần cho các căn homestay mà còn có thể giúp chủ của (các chuỗi) khách sạn, villa, resort và căn hộ dịch vụ (serviced apartment) thảnh thơi quản lý song hiệu suất công việc vẫn được đảm bảo ở mức tốt nhất.

Cụ thể:

• Giải pháp cho chủ homestay, villa, resort, căn hộ
• Giải pháp cho chủ (chuỗi) khách sạn
• Giải pháp cho chủ căn hộ dịch vụ
• Giải pháp cho các Co-host (đồng chủ nhà)

Vậy điều gì khiến phần mềm có thể cung cấp đa dạng giải pháp như vậy? Cùng theo chân mình tìm hiểu thêm về những tính năng nổi bật và xịn xò của phần mềm Cohost AI nhé!   

Minh bạch trong quản lý tài chính theo thời gian thực

• Theo dõi tình hình kinh doanh từ xa
• Phân tách rõ ràng thu - chi giữa các nhân viên, chủ nhà và đối tác thứ ba
• Giảm tối đa thời gian xử lý tài chính thủ công
• Giảm tối đa chi phí thuê tuyển nhân lực kiểm toán tài chính‍

Quản lý đa kênh, đa nền tảng trên một màn hình duy nhất Cohost AI

• Giảm 95% thao tác mở nhiều cửa sổ, quản lý nhiều nơi: CoHost AI sẽ giúp chủ nhà đồng bộ hoá lịch đặt phòng OTAs trên 1 cửa sổ, và tự động đóng phòng thông minh ngay khi có booking từ tất cả các kênh bán.
• Gia tăng kênh bán hàng dễ dàng: Không còn nỗi lo về quản lý, tiết kiệm thời gian, chi phí nhân lực mà vẫn đảm bảo hiệu quả chăm sóc khách hàng để chủ nhà dễ dàng gia tăng kênh bán.
• Tiếp cận lượng khách hàng nội địa và quốc tế tiềm năng: Cộng đồng kết nối chất lượng giúp chủ nhà thuận lợi nhận và nhượng nguồn khách nội địa tiềm năng - không còn tình trạng “người ăn không hết, kẻ lần chẳng ra".

Ứng dụng trí tuệ nhân tạo - Chatbot Ana

• Check-in/out tự động: Giúp cắt giảm 30% khối lượng thời gian và công sức host phải dành để check in/out cho khách.

• Chatbot ứng dụng trí tuệ nhân tạo hỗ trợ trả lời khách hàng 24/7: Giúp tiết kiệm được 80% khối lượng thông tin phải trao đổi với khách.
• Chăm sóc khách hàng quốc tế với phiên dịch tự động: Giúp giảm 100% thời gian chuyển tab khi dùng Google dịch cũng như tăng 100% hài lòng khách hàng với phản hồi nhanh - tự động
• Hệ thống check-list bài bản để kiểm soát tài sản -> Giúp kiểm soát 95% rủi ro về chất lượng buồng phòng và mất mát tài sản.

Một số tính năng khác: 

• Cung cấp ứng dụng di động giúp các chủ lưu trú kiểm soát hoạt động kinh doanh tiện lợi và dễ dàng dù đang bất kỳ đâu.
• Hiển thị lịch tháng, lịch tuần và lịch ngày của từng listing. Trong đó thể hiện trạng thái đặt lịch của listing.
• Hệ thống check-list bài bản để kiểm soát tài sản, giúp kiểm soát 95% rủi ro về chất lượng buồng phòng và mất mát tài sản.
• Tin nhắn mẫu hỗ trợ 6+ ngôn ngữ nếu bạn đang mất quá nhiều thời gian để soạn tin nhắn với khách hoặc Thiếu ý tưởng trong việc gửi đi tin nhắn chăm sóc khách hàng.
• Tích hợp các kênh thanh toán (Momo, VnPay, Credit card).
• Tích hợp khóa học e-training về nghề Co-host.

Hướng dẫn sử dụng phần mềm Cohost AI từ A->Z

Trên website

Bước 1: Đầu tiên, truy cập cohost.vn.

Bước 2: Tiếp, chọn "Dùng thử" hoặc "Dùng thử ngay". Bạn sẽ được đưa đến phần "Đăng ký dùng thử".

Bước 3: Điền chính xác thông tin, bao gồm số điện thoại và họ tên. Sau khi điền "Số điện thoại" và "Tên bạn" tại mục "Đăng ký dùng thử", bạn sẽ được chuyển đến phần "Đăng ký" đối với trường hợp chưa có tài khoản.

Bước 4: Điền chính xác thông tin tại mục "Đăng ký". 

Trong trường hợp đã có tài khoản, bạn sẽ thấy giao diện màn hình như dưới đây. 

Nếu bạn không may quên mật khẩu, chọn "Quên tài khoản". Rồi nhập email, kiểm tra hộp thư và ấn chọn "Lấy lại mật khẩu".

Bước 5: Sau khi hoàn tất Đăng ký/Đăng nhập, bạn sẽ được điều hướng đến phần Tạo nhóm (Team) với giao diện như bên dưới. Đầu tiên, chọn nút “Tạo nhóm mới”.

Bước 6: Tiếp, chọn tên nhóm (ví dụ: Team Cohost), một email hỗ trợ sẽ được tạo dựa trên tên nhóm, người dùng có thể thay đổi địa chỉ email cho phù hợp.

Lưu ý: Email sau khi tạo sẽ không thể đổi, ví dụ tên team là “Team Cohost” thì email mặc định là team.cohost@ai.cohost.club sẽ được tạo. Sau khi tạo sẽ không thể thay đổi được. Email này được tạo nhằm đại diện cho team trong các liên lạc khách hàng hoặc liên hệ đối tác. Hãy kiểm tra kĩ tên email của nhóm trước khi chuyển sang bước tiếp.

Thêm các thành viên của nhóm thông qua email. Nhóm cần có tối thiểu 1 thành viên (Owner).

Bước 7: Sau khi tạo nhóm xong, bạn sẽ được điều hướng đến giao diện “Trang chủ” của nhóm đó. Truy cập “Quản lý thành viên nhóm”.

Màn hình quản lý thành viên nhóm như hình trên. Tại đây, bạn có thể thêm thành viên để cùng quản lý nhà ở.

Bước 8: Trở về “Trang chủ”, bạn có thể kết nối tới các kênh OTAs bằng việc chọn một trong hai nút dưới đây. 

Bước 9: Sau khi chọn một trong hai nút trên, bạn sẽ chuyển đến giao diện như sau để kết nối các kênh OTAs, Facebook Pages và Zalo Official Account (Zalo OA).

Lưu ý: Đối với kết nối Facebook Pages và Zalo Official Account (Zalo OA), người chủ của nhóm cần lựa chọn các thành viên của nhóm có quyền xem và sử dụng nội dung kết nối (vd: tin nhắn khách, thông tin khách,…).

Trên điện thoại

Để có thể sử dụng phần mềm quản lý lưu trú từ xa Cohost AI, xin vui lòng tải bản mobile app với QR code dưới đây:

Các bước truy cập và sử dụng phần mềm CoHost AI trên thiết bị di động:

Bước 1: Đầu tiên, mở ứng dụng Cohost AI.

Bước 2: Tiếp, chọn "Đăng ký" để thiết lập miễn phí tài khoản trên hệ thống Cohost.

Chuyển đổi ngôn ngữ App hiện tại hỗ trợ 6 ngôn ngữ: Tiếng Việt, Tiếng Anh, Tiếng Hàn, Tiếng Pháp, Tiếng Nhật, Tiếng Trung.

Bước 3: Điền chính xác tất cả thông tin của bạn tại mục "Tạo tài khoản". Bạn có thể thiết lập tài khoản với vai trò Host, Cohost hoặc Service tuỳ vào mục đích sử dụng. 

Sau khi bấm "Tạo tài khoản", Mã xác thực 6 chữ số sẽ được gửi thẳng tới địa chỉ email của bạn. 

Nhập Mã xác thực. 

Bước 4: Sau khi hoàn tất bước Tạo tài khoản và Xác thực tài khoản, thực hiện lần lượt các bước sau:

• Tải lên Ảnh đại diện của bạn
• Bấm Chia sẻ vị trí của bạn
• Xác nhận vị trí và bấm Bước tiếp theo
• Chọn ngôn ngữ và bấm "Hoàn thành"

Trong trường hợp đã có tài khoản, "Đăng nhập" bằng địa chỉ email bạn đã đăng ký.

Nếu bạn không may quên mật khẩu, chọn "Quên tài khoản". Sau đó, nhập email, kiểm tra hộp thư và ấn chọn "Lấy lại mật khẩu".

Bước 5: Sau khi hoàn tất Đăng ký/Đăng nhập, bạn sẽ được điều hướng đến phần Quản lý Nhóm với giao diện như bên dưới. Đầu tiên, chọn nút “Tạo nhóm” mới hoặc "Tìm kiếm" nếu bạn đã có sẵn Nhóm. 

Bước 6: Tiếp theo, chọn tên nhóm (ví dụ: Team Cohost), một email hỗ trợ sẽ được tạo dựa trên tên nhóm, người dùng có thể thay đổi địa chỉ email cho phù hợp.

Lưu ý: Email sau khi tạo sẽ không thể đổi, ví dụ tên team là “Team Cohost” thì email mặc định là team.cohost@ai.cohost.club sẽ được tạo. Sau khi tạo sẽ không thể thay đổi được. Email này được tạo nhằm đại diện cho team trong các liên lạc khách hàng hoặc liên hệ đối tác. Hãy kiểm tra kĩ tên email của nhóm trước khi chuyển sang bước tiếp.

Thêm các thành viên của nhóm thông qua email. Nhóm cần có tối thiểu 1 thành viên (Owner).

Bước 7: Sau khi Tạo nhóm, bạn có thể dễ dàng thao tác quản lý Nhóm bằng các tính năng dưới đây:

• Xem lịch booking
• Dễ dàng Quản lý tài chính
• Hiển thị các cuộc nói chuyện với khách từ các nguồn khác nhau

Bạn còn băn khoăn?

Trên đây là những bước đăng nhập và sử dụng cơ bản nhất phần mềm quản lý từ xa Cohost AI. Vui lòng liên hệ thông tin dưới đây và khám phá cách sử dụng tính năng cao cấp hơn:

📍Facebook Page: Cohost AI - Quản Gia Công Nghệ

📍SĐT: 0901 88 1515

📍Email: Marketing@cohost.vn | contact@cohost.ai

📍Website: Cohost.vn

Hy vọng bài viết trên mang đến bạn đọc những trải nghiệm dễ dàng hơn với phần mềm Cohost AI. Đừng quên ghé thăm mình thường xuyên để cập nhật thêm những bài viết hữu ích khác nhé!