PMS Là Gì? Tại Sao Cần Phải Sử Dụng PMS Trong Khách Sạn 2022

Để quản lý một chuỗi những căn hộ/phòng ốc hiệu quả không phải là chuyện của ngày một ngày hai. Có lẽ, chính vì vậy mà các khách sạn hiện nay luôn tìm kiếm sự trợ giúp của công nghệ hiện đại. Các hệ thống PMS từ đó mà ra đời. Vậy, PMS là gì? Bài viết dưới đây sẽ giúp lý giải tại sao cần phải sử dụng PMS trong khách sạn.

PMS Là Gì?

PMS là từ viết tắt của cụm từ Property Management System – phần mềm quản lý thông tin mà các doanh nghiệp lưu trú phổ biến sử dụng.

Đọc thêm:

Ứng dụng trí tuệ nhân tạo - Chatbot Ana trong kinh doanh lưu trú

Quản lý đa kênh, đa nền tảng trong kinh doanh lưu trú cùng Cohost AI

Tại Sao Cần Sử Dụng PMS?

Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý lưu trú từ xa Cohost AI với hướng dẫn sử dụng chi tiết nhất!

Nếu như bạn đang tìm hiểu về PMS cho dự định kinh doanh lưu trú và còn phân vân đầu tư một hệ thống PMS uy tín thì mình khuyên bạn nên “quất” luôn! Lý do là bởi:

#1: Đa dạng những chức năng và phòng ban được tích hợp trong một phần mềm quản lý PMS nhằm phục vụ các hoạt động kinh doanh quan trọng như: quản lý số lượng phòng đặt của khách sạn, quản lý nhân viên, record yêu cầu/lịch sử/thông tin về khách hàng, hay những công việc kế toán liên quan đến thu chi,... Tất cả các dữ liệu kể trên sẽ được đồng bộ hóa tại một máy chủ; từ đó mà nhà quản trị có thể có cái nhìn toàn diện, bao quát và chính xác nhất về hoạt động kinh doanh của khách sạn.

#2: Từ việc tối ưu hóa thông tin trong nháy mắt kể trên mà các phòng ban/bộ phận trong khách sạn có thể phối hợp hiệu quả và trơn tru hơn. qua đó mà hoạt động kinh doanh lưu trú có thể thực hiện được từ xa, giúp giảm bớt thời gian quản lý cũng như chi phí vận hành. 

#3: Các doanh nghiệp hiện nay cạnh tranh hơn rất nhiều, đặc biệt là trong việc tận dụng các nền tảng OTAs (Agoda, Booking, Luxstay, Airbnb,...) hay các kênh mạng xã hội như Facebook, Zalo, Instagram, LinkedIn,... Vậy nên, việc sử dụng PMS càng cấp thiết hơn bởi nó sẽ giúp bạn tiếp nhận thông tin đặt phòng của toàn bộ khách hàng từ các kênh kể trên. Sau đó, phần mềm sẽ sắp xếp rồi tổng hợp dữ liệu một cách cụ thể và rõ ràng; thuận lợi cho việc theo dõi.

Ngoài ra, việc đồng bộ thông tin như vậy cũng giúp việc giải đáp thắc mắc của khách hàng kịp thời và nhanh chóng hơn; đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

#4: Phần mềm quản lý PMS dựa trên cơ chế đồng bộ lịch đặt phòng - Multi-Channel Calendar hỗ trợ nhà quản trị xử lý những vấn đề về overbooking một cách dứt khoát và triệt để. Cụ thể, số phòng trống trên cách kênh bán phòng sẽ được tự động cập nhật từ data của các booking đã được đồng bộ. Nhờ vậy thông tin về tình trạng phòng sẽ được dễ dàng cập nhật đến khách.

#5: Việc quản lý dữ liệu trên PMS không còn quá khó khăn, mà thay vào đó, dữ liệu được xử lý chính xác hơn bao giờ hết. Từ đó mà các báo cáo cũng được giữ ở mức độ minh bạch cao nhất; tránh rủi ro thất thoát. Thật khó để phủ nhận khả năng tính toán chính xác và nhanh chóng của AI hay máy tính đúng không ạ?

#6: Và lý do cuối cùng sẽ khẳng định thêm tầm quan trọng và tính cấp thiết sử dụng phần mềm PMS trong khách sạn bạn đó chính là nhiều phần mềm quản lý hiện nay có khả năng hỗ trợ quản lý và làm việc từ xa. Tức là, nhà quản trị có thể truy cập PMS bất cứ đâu chỉ với một thiết bị di động có kết nối Internet (tablet, laptop, smartphone,...) 

‍

Đọc thêm: Báo nước ngoài ca ngợi sức hấp dẫn của du lịch Việt Nam

Sự Khác Biệt Giữa Sử Dụng PMS Và Quản Trị Khách Sạn Truyền Thống

Đâu sẽ là giải pháp tối ưu nhất cho hoạt động quản lý và vận hành sạn của bạn: PMS truyền thống hay Cloud-based PMS? Tìm hiểu tại đây!

Sau khi đã hiểu rõ hơn về PMS là gì, tầm quan trọng của nó trong vận hành lưu trú, việc lựa chọn một phầm mềm quản lý PMS phù hợp là vô cùng quan trọng. Cùng Cohost AI điểm qua 4 lưu ý khi chọn lựa một phầm mềm PMS phù hợp nhất với hoạt động kinh doanh của khách sạn/homestay bạn nhé!

Kết luận

Cohost AI hy vọng rằng bài viết trên đã cung cấp cho bạn những kiến thức bạn cần biết về hệ thống PMS và lý do vì sao bạn nên đầu tư một phần mềm như vậy. Đừng quên cập nhật thêm những bài viết mới về kinh doanh lưu trú/khách sạn bạn nhé!