Quản lý các kênh OTA sao cho hiệu quả năm 2022

Các kênh OTA là một cách marketing hiệu quả, giúp khách sạn đem về nhiều lượt đặt phòng. Kết quả tốt chỉ đến khi bạn biết cách quản lý tốt OTA. Bạn đã biết những cách như vậy chưa?

Ở bài viết này, Cohost sẽ cung cấp cho bạn những cách quản lý các kênh OTA sao cho hiệu quả nhất năm 2021. 

1. OTA là gì?

OTA - Online Travel Agency là những website hay dịch vụ trực tuyến bán những sản phẩm liên quan đến du lịch. Đó có thể là khách sạn, chuyến bay, gói du lịch, các hoạt động vui chơi giải trí hay cho thuê xe. OTA là bên thứ ba, giúp kết nối các nhà cung cấp dịch vụ và khách du lịch. OTA sẽ thay mặt, đại diện cho các nhà cung cấp để bán sản phẩm, dịch vụ. 

Đọc thêm

‍Làm sao để nhận được booking trên các kênh OTA

Hướng dẫn cải thiện thứ hạng listing trên các kênh OTA

2. Tại sao bạn nên sử dụng OTA? 

OTAs là kênh mà nhiều khách sạn đã lựa chọn. Đó là vì:

• OTA giúp hỗ trợ quảng bá thương hiệu: Đối với các khách sạn, OTA chính là một chiến lược marketing hiệu quả, ít chi phí hơn so với các hình thức marketing khác. 
• OTA giúp tăng lượng truy cập website và đặt phòng trực tiếp: Khi xuất hiện trên OTA, khách hàng biết đến, khơi dậy hứng thú với khách sạn của bạn. Họ có thể sẽ truy cập website chính thức và đặt hàng qua đây, nếu dịch vụ liệt kê trên website chính thức hấp dẫn hơn so với đặt phòng qua OTA.
• OTA giúp tăng doanh thu: Bên cạnh lượt đặt phòng trực tiếp, lượt đặt phòng từ OTA cũng giúp tăng booking, từ đó tăng doanh thu của khách sạn.
• Cạnh tranh công bằng: Các thông tin của bạn và đối thủ đều công khai, khách sạn có thể so sánh chọn lựa, tạo ra môi trường cạnh tranh lành mạnh. 

3. Cách quản lý kênh OTA hiệu quả

a. Sử dụng Channel Management System (CMS)

Rất hiếm có khách sạn nào chỉ sử dụng duy nhất một kênh OTA. Việc quản lý việc đặt phòng trên nhiều kênh có thể là một nhiệm vụ khó khăn, tốn thời gian và công sức. Kết quả là tình trạng nhận đặt phòng quá tải. Nhưng nếu bạn sử dụng Channel Management System hay CMS - Hệ thống quản lý kênh khách sạn, đây không còn là vấn đề. 

Bạn không cần phải truy cập từng kênh OTA và cập nhật những thay đổi nữa. Bạn chỉ cần đăng nhập vào hệ thống quản lý, cập nhật đúng một lần. Những thay đổi sau này sẽ được tự động cập nhật trên các kênh OTA mà bạn sử dụng. Cách này vừa tiết kiệm thời gian, công sức lại tránh sai sót không cần thiết. 

Đọc thêm: So sánh các kênh OTA

b. Sử dụng Property Management System (PMS)

Property Management System là những hệ thống quản lý khách sạn. PMS là hệ thống quản lý cực kỳ có ích:

• Nhân viên lễ tân có thể sử dụng PMS để nhận đơn, hủy đơn hay điều chỉnh đặt phòng, phân phòng cho khách, check-in hay check-out. 
• PMS tạo ra nguồn thông tin liền mạch để các phòng ban phối hợp, hoạt động hiệu quả. 
• Đặc biệt, PMS phân tích dữ liệu về nhu cầu, dự đoán occupancy rate, chính sách giá của đối thủ… Với những thông tin này, khách sạn có thể đưa ra quyết định kinh doanh để kiếm được nhiều doanh thu nhất. 

Có 3 loại PMS đang được sử dụng trên thị trường ngày nay: Server-based, Hybrid cloud và Cloud-based, dựa trên nền tảng điện toán đám mây, trong đó, Cloud-based là hình thức được nhiều khách sạn tin dùng nhờ sự phát triển của công nghệ. 

Có nhiều giải pháp Cloud-based PMS trên thị trường, tiêu biểu như Cohost.ai. Giải pháp quản lý khách sạn do Cohost phát triển phát huy những ưu điểm của PMS truyền thống và loại bỏ những hạn chế. Cụ thể

• Giao diện đơn giản, dễ sử dụng cho mọi vị trí, cấp bậc, lứa tuổi
• Không yêu cầu chi phí lắp đặt cơ sở hạ tầng và đội ngũ inhouse vận hành, phù hợp với mọi quy mô homestay, khách sạn
• Dễ dàng truy cập quản lý tiến độ từ xa, nắm bắt toàn bộ quá trình vận hành dù không ở trong khách sạn
• Lưu trữ thông tin, sở thích của khách hàng trên hệ thống, cá nhân hóa trải nghiệm, tối ưu việc thoả mãn nhu cầu của khách hàng

Cohost hiện đã có mặt tại 6 quốc gia trên thế giới. Bạn có thể dễ dàng cài đặt app Cohost IQ trên iOS hoặc Android:

iOS

Android

c. Tích hợp CMS và PMS

Việc tích hợp PMS và CMS sẽ đem đến nhiều lợi ích hơn cả cho việc quản lý khách sạn. Nó cho phép bạn quản lý các công việc vận hành hàng ngày và phân phối phòng thông qua các kênh OTA và đặt phòng trực tiếp từ website của khách sạn. 

Đầu tiên, khách hàng đặt phòng thông qua một trong nhiều kênh OTA của bạn. Sau đó, các thay đổi từ OTA sẽ được cập nhật sang CMS, CMS gửi các thông tin đặt phòng đến PMS. Số lượng phòng trống cuối cùng sẽ được cập nhật trên các kênh OTA nhờ có CMS.

Với những thông tin cập nhật ngay lập tức về số phòng, bạn có thể đưa ra kế hoạch phân phối phòng, đó có thể là nhận đặt phòng quá số lượng một cách thận trọng, hoặc tránh việc overbooking hoàn toàn. 

Đọc thêm

‍Top 5 kênh OTA nhất định phải sử dụng năm 2022 

Airbnb là gì? Tại sao Airbnb phổ biến tại Việt Nam?

Bài viết trên đã tổng hợp những cách quản lý các kênh OTA hiệu quả nhất năm 2021. Nếu kênh OTA của bạn chưa đem lại kết quả như mong muốn, hãy thử những cách trên đây và cải thiện nhé. Cảm ơn các bạn đã đón đọc bài viết.