Mẹo sử dụng Notion trong quản lý công việc hàng ngày

Notion được biết đến như một ứng dụng ghi chú giúp quản lý công việc và học tập. Tuy nhiên, Notion gần đây còn được người dùng sử dụng nhiều trong quản lý những công việc thường ngày. Hãy cùng Cohost AI khám phá sự tiện lợi khi ứng dụng trong cuộc sống của ứng dụng này nhé! 

Lên lịch hàng tuần/ngày

Giới trẻ hiện nay có xu hướng sử dụng Notion như một Bullet Journal trực tuyến. Nhờ vào các tính năng thân thiện với người dùng, Notion có thể chia lịch theo 7 ngày trong tuần và lên lịch các công việc cần làm mỗi ngày. 

Ngoài ra, bạn có thể tạo một nút “template tự động” để thêm nội dung mới có cùng định dạng một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn. 

• Bước 1: Nhập và chọn \template button 
• Bước 2: Thay đổi tên nút và tên kiểu template
• Bước 3: Nhấn nút Close 

Quản lý tài chính cá nhân 

Data base của Notion có hỗ trợ định dạng bảng tin nên vô cùng thích hợp để người dùng quản lý tài chính cá nhân. 

Bước 1: Tạo một bảng tính bằng cách nhận lệnh /table ở trang mới

Bước 2: Thay đổi tên cột có sẵn, tạo cột mới và chọn định dạng phù hợp cho từng loại thông tin 

• Đổi tên cột “Khoản chi", tạo nhãn dán cho các khoản chi tiêu hàng ngày như: Ăn Uống, Mua sắm, Đi lại,...
• Chọn định dạng Number cho cột Số tiền và định dạng Date cho cột Ngày tháng 

Bước 3: Bên dưới cột Số tiền, chọn Calculate, chọn Sum để xem tổng số tiền đã tiêu trong tháng 

Nhật ký

Nếu bạn là một người có sở thích viết nhật ký, Notion là một ứng dụng phù hợp với bạn. Viết nhật ký là một cách vô cùng hiệu quả để lưu giữ những kỷ niệm và trải nghiệm của bạn một cách sống động. Đây cũng là một cách để phát triển bản thân cũng như xem xét những hành động của mình để từ đó rút ra kinh nghiệm. Bên cạnh đó, đây cũng là một phương pháp giảm stress và trị liệu tinh thần hiệu quả khi bạn có thể viết nhật ký ngay trên không gian làm việc trực tuyến mọi lúc, mọi nơi. 

Mẹo sử dụng Notion 

Sử dụng công cụ Text Editor 

Với chức năng này, bạn có thể chỉnh sửa văn bản trong Notion như: tô đen chữ, in nghiêng, in đạm, highlight, đổi màu chữ,...Mặc dù vậy, không giống với các trình soạn thảo văn bản truyền thống trên điện thoại hay các thiết bị máy tính, bạn hầu như sẽ không tìm thấy bất kỳ tuỳ chọn nào ở đầu hoặc cuối trang. 

Bởi vậy, để có thể tạo ghi chú trong Notion, hãy gõ “/”, bạn sẽ thấy ngay các gợi ý chỉnh sửa được hiển thị, liệt kê những công cụ và công dụng của chúng. 

• /Text : Đánh văn bản bình thường.
• /page: Tạo page, bạn có thể vào 1 page có sẵn và gõ “/page” rồi nhấn Enter.
• /Todo: To-do list, là những checkbox phù hợp với việc theo dõi đã làm việc này hay chưa.
• /H1 /H2 /H3: Đây là những thẻ tiêu đề, bạn có thể ứng dụng vào việc thay đổi kích cỡ chữ, H1 là to nhất, tới H2 và H3, cuối cùng text là nhỏ nhất.

Làm nổi bật nội dung

Có rất nhiều cách để làm nổi bật nội dung, trích dẫn hay từ khoá bạn mong muốn. Tuy nhiên, cách đơn giản và được nhiều người sử dụng nhất đó là chọn màu nền hoặc lệnh chú thích cho chúng. 

Đặt con trỏ ở đầu văn bản bạn muốn đánh dấu và gò lệnh “/” để tìm kiếm các nền màu khác nhau. Gõ “/callout" và Notion sẽ ngay lập tức tạo những nền màu, chú thích riêng biệt với biểu tượng bóng đèn ở đầu. 

Sử dụng các công cụ của Google

Trên bất kì trang Notion nào, bạn có thể chọn “/drive" và chọn Google Drive. Tiếp đó, hãy kết nối tài khoản Google Drive của bạn với ứng dụng để có thể nhập tài liệu, trang tính hoặc các tệp lưu trữ của bạn từ Google Drive vào Notion. 

Quản lý và sắp xếp công việc

Trong trường hợp cần thiết phải lưu lại những thông tin quan trọng và sắp xếp công việc thì đây sẽ là một chức năng vô cùng hữu ích. Bạn không cần phải gõ hết lệnh “/to-do" mà chỉ cần gõ những chữ đầu tiên, Notion sẽ ngay lập tức gợi ý chức năng này cho bạn. Sau đó, bạn chỉ cần nhấn Enter để dùng một lần nữa hoặc dùng chuột nhấn chọn chức năng. 

Sử dụng Reminder

Chỉ với một vài thao tác đơn giản và dễ thực hiện, Notion đã có thể triển khai chức năng Reminders trong phần mềm để nhận thông báo cho các nhiệm vụ và khoảng thời gian mà bạn đã định trước. Chức năng nhắc nhở này giúp tối ưu hoá quá trình quản lý và thực hiện công việc của người dùng. 

Tạo thời khóa biểu cho công việc

Một trong những tính năng được người dùng yêu thích nhất trong Notion chính là tạo thời khóa biểu cho các công việc có sẵn của bạn. Ví dụ, bạn tạo một trang lịch Blog để theo dõi tất cả các bài viết được đăng trên website của mình, bạn có thể tạo bảng bao gồm các mục như: Tên bài viết, ngày đăng, ngày hoàn thành, mô tả, link bài viết, trạng thái. 

Các công cụ tích hợp từ bên thứ ba 

Để sử dụng các công cụ tích hợp từ bên thứ ba của Notion, bạn có thể thêm các thông tin chi tiết về thời tiết, cuộc sống, lịch Google, danh sách phát Spotify, đồng hồ,...vào trang Notion cá nhân của mình 

Đọc thêm: Notion vs Evernote: Đâu là sự lựa chọn tốt nhất?

Kết luận 

Trên đây là một vài mục đích và mẹo nhỏ của Notion để bạn có thể áp dụng trực tiếp vào cuộc sống hàng ngày. Tất nhiên, khả năng sáng tạo trên ứng dụng này là vô hạn và bạn hoàn toàn có thể điều chỉnh lại cho phù hợp hơn với mục đích cá nhân của mình. Mong rằng những chia sẻ của Cohost AI sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình sử dụng ứng dụng trong cuộc sống hàng ngày!