Lưu trú

PMS Là Gì? Tại Sao Cần Phải Sử Dụng PMS Trong Khách Sạn 2022

Mục lục

Để quản lý một chuỗi những căn hộ/phòng ốc hiệu quả không phải là chuyện của ngày một ngày hai. Có lẽ, chính vì vậy mà các khách sạn hiện nay luôn tìm kiếm sự trợ giúp của công nghệ hiện đại. Các hệ thống PMS từ đó mà ra đời. Vậy, PMS là gì? Bài viết dưới đây sẽ giúp lý giải tại sao cần phải sử dụng PMS trong khách sạn.

PMS Là Gì?

PMS là từ viết tắt của cụm từ Property Management System – phần mềm quản lý thông tin mà các doanh nghiệp lưu trú phổ biến sử dụng.

Đọc thêm:

Ứng dụng trí tuệ nhân tạo - Chatbot Ana trong kinh doanh lưu trú

Quản lý đa kênh, đa nền tảng trong kinh doanh lưu trú cùng Cohost AI

Tại Sao Cần Sử Dụng PMS?

Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý lưu trú từ xa Cohost AI với hướng dẫn sử dụng chi tiết nhất!

Nếu như bạn đang tìm hiểu về PMS cho dự định kinh doanh lưu trú và còn phân vân đầu tư một hệ thống PMS uy tín thì mình khuyên bạn nên “quất” luôn! Lý do là bởi:

#1: Đa dạng những chức năng và phòng ban được tích hợp trong một phần mềm quản lý PMS nhằm phục vụ các hoạt động kinh doanh quan trọng như: quản lý số lượng phòng đặt của khách sạn, quản lý nhân viên, record yêu cầu/lịch sử/thông tin về khách hàng, hay những công việc kế toán liên quan đến thu chi,... Tất cả các dữ liệu kể trên sẽ được đồng bộ hóa tại một máy chủ; từ đó mà nhà quản trị có thể có cái nhìn toàn diện, bao quát và chính xác nhất về hoạt động kinh doanh của khách sạn.

**Cloud-based PMS** sở hữu các tính năng vượt trội phù hợp với Smart Hotel

#2: Từ việc tối ưu hóa thông tin trong nháy mắt kể trên mà các phòng ban/bộ phận trong khách sạn có thể phối hợp hiệu quả và trơn tru hơn. qua đó mà hoạt động kinh doanh lưu trú có thể thực hiện được từ xa, giúp giảm bớt thời gian quản lý cũng như chi phí vận hành.

PMS với nhiều tính năng hiện nay — PMS sở hữu các tính năng giúp hỗ trợ quản lý khách sạn hiệu quả

#3: Các doanh nghiệp hiện nay cạnh tranh hơn rất nhiều, đặc biệt là trong việc tận dụng các nền tảng OTAs (Agoda, Booking, Luxstay, Airbnb,...) hay các kênh mạng xã hội như Facebook, Zalo, Instagram, LinkedIn,... Vậy nên, việc sử dụng PMS càng cấp thiết hơn bởi nó sẽ giúp bạn tiếp nhận thông tin đặt phòng của toàn bộ khách hàng từ các kênh kể trên. Sau đó, phần mềm sẽ sắp xếp rồi tổng hợp dữ liệu một cách cụ thể và rõ ràng; thuận lợi cho việc theo dõi.

PMS quản lý booking — **PMS** quản lý booking từ các OTAs và social media

Ngoài ra, việc đồng bộ thông tin như vậy cũng giúp việc giải đáp thắc mắc của khách hàng kịp thời và nhanh chóng hơn; đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

#4: Phần mềm quản lý PMS dựa trên cơ chế đồng bộ lịch đặt phòng - Multi-Channel Calendar hỗ trợ nhà quản trị xử lý những vấn đề về overbooking một cách dứt khoát và triệt để. Cụ thể, số phòng trống trên cách kênh bán phòng sẽ được tự động cập nhật từ data của các booking đã được đồng bộ. Nhờ vậy thông tin về tình trạng phòng sẽ được dễ dàng cập nhật đến khách.

Tình trạng overbooking tại các homestay — **Multi-Channel Calendar** trên **PMS** hỗ trợ xử lý **overbooking**

#5: Việc quản lý dữ liệu trên PMS không còn quá khó khăn, mà thay vào đó, dữ liệu được xử lý chính xác hơn bao giờ hết. Từ đó mà các báo cáo cũng được giữ ở mức độ minh bạch cao nhất; tránh rủi ro thất thoát. Thật khó để phủ nhận khả năng tính toán chính xác và nhanh chóng của AI hay máy tính đúng không ạ?

#6: Và lý do cuối cùng sẽ khẳng định thêm tầm quan trọng và tính cấp thiết sử dụng phần mềm PMS trong khách sạn bạn đó chính là nhiều phần mềm quản lý hiện nay có khả năng hỗ trợ quản lý và làm việc từ xa. Tức là, nhà quản trị có thể truy cập PMS bất cứ đâu chỉ với một thiết bị di động có kết nối Internet (tablet, laptop, smartphone,...)

‍

PMS hỗ trợ quản lý từ xa — **PMS** hỗ trợ quản lý và làm việc từ xa

Đọc thêm: Báo nước ngoài ca ngợi sức hấp dẫn của du lịch Việt Nam

Sự Khác Biệt Giữa Sử Dụng PMS Và Quản Trị Khách Sạn Truyền Thống

Quản lý khách sạn trên PMS — Sử dụng **PMS** có gì lợi hơn so với **quản trị khách sạn truyền thống**?

Đâu sẽ là giải pháp tối ưu nhất cho hoạt động quản lý và vận hành sạn của bạn: PMS truyền thống hay Cloud-based PMS? Tìm hiểu tại đây!

	Phần mềm PMS truyền thống	Phần mềm PMS ứng dụng công nghệ điện toán đám mây (Cloud-based)
Hệ thống & cài đặt	Yêu cầu một khoản đầu tư một với chi phí khá lớn để mua cũng như lắp đặt phần mềm và phần cứng phục vụ cho việc lưu trữ dữ liệu cục bộ tại khách sạn	Chỉ cần chi một khoản tiền nhỏ hàng 3tháng với giá cả hợp lý mà không phải tốn chi phí set-up. Việc truy cập phần mềm là vô cùng linh động, có thể từ xa; lý do bởi toàn bộ dữ liệu được lưu trữ trên đám mây, miễn là có kết nối Internet
Đội ngũ IT	Tốn chi phí cho hoạt động duy trì một đội ngũ nhân viên IT chuyên môn cao để có thể vận hành và bảo trì hệ thống	Không cần nhân viên IT, đơn giản dễ sử dụng
Ưu điểm	Hình thức offline	Hình thức online – tích hợp công nghệ điện toán đám mây, truy cập từ xa
	Hạn chế rủi ro về bảo mật dữ liệu	Tự động cập nhật, sao lưu, đồng bộ và bảo mật dữ liệu
	Xử lý dữ liệu lớn với tốc độ nhanh chóng	Dễ dàng nâng cấp và mở rộng
Nhược điểm	Hệ thống phần cứng cồng kềnh, phức tạp và tốn kém	Vấn đề bảo mật dữ liệu online
	Tốn chi phí cho đội ngũ nhân viên IT & chi phí bảo trì	Cần đường truyền ổn định và duy trì kết nối 24/7
	Chỉ truy cập được ở các máy tính được kết nối trong khuôn viên khách sạn	Cần đường truyền ổn định và duy trì kết nối 24/7

Sau khi đã hiểu rõ hơn về PMS là gì, tầm quan trọng của nó trong vận hành lưu trú, việc lựa chọn một phầm mềm quản lý PMS phù hợp là vô cùng quan trọng. Cùng Cohost AI điểm qua 4 lưu ý khi chọn lựa một phầm mềm PMS phù hợp nhất với hoạt động kinh doanh của khách sạn/homestay bạn nhé!

Kết luận

Cohost AI hy vọng rằng bài viết trên đã cung cấp cho bạn những kiến thức bạn cần biết về hệ thống PMS và lý do vì sao bạn nên đầu tư một phần mềm như vậy. Đừng quên cập nhật thêm những bài viết mới về kinh doanh lưu trú/khách sạn bạn nhé!

Hoang Trang

Hi, readers! My name is Trang - Marketing Assistant & Content Specialist at Cohost AI. People often call me "Bơ" which means avocado in english. I have a life motto that is "Pursue some path, however narrow and crooked, in which you can walk with love and reverence". I hope you enjoy my blog posts and find them interesting and helpful.

Hoang Trang

Chia sẻ bài viết này